Point 18
Règlement sur les archives communales. Modifications. Approbation. Décision.
- Décision
Provisoire : procès-verbal non publié par la Ville. Ce point est établi d'après les documents de travail de la séance (ordre du jour, projet de procès-verbal) : son texte peut encore changer, et le vote n'y figure pas. Le procès-verbal définitif de cette séance a été approuvé, mais il n'a pas été mis à disposition sur le site internet de la Ville (ou ne l'était plus lors de nos consultations). Ce point sera revu dès qu'il le sera. Les PV du site
Ce que disent les documents de séance texte d'origine, données personnelles masquées
Madame la Présidente propose au Conseil de modifier l'article 17 du règlement sur les archives communales.
Après en avoir délibéré, le Conseil décide, …, de prendre la résolution suivante :
Décision
DÉCIDE, à l’unanimité :
Article 1. - De modifier l’article 17 du règlement sur les Archives communales comme suit :
« 9° – Les prêts de documents sont interdits aux visiteurs, qu’il s’agisse de particuliers ou de représentants d’A.S.B.L., d’intercommunales ou autres institutions, à l’exception des agents communaux qui devront toutefois laisser ceux-ci sur leur lieu de travail et en aucun cas les emporter chez eux. Les documents mis à la disposition des chercheurs et généalogistes ne peuvent en aucun cas quitter la salle de lecture. Ils peuvent être photographiés sans flash avec l’accord de l’Archiviste, s’ils ne traitent pas des problématiques évoquées dans l’article 17, 3°, auquel cas l’accord du Collège Échevinal est nécessaire. Les photocopies sont interdites.
10° – Le prêt de documents est accordé à titre exceptionnel à l’A.S.B.L. « Société d’Histoire de Comines-Warneton et de la Région » dans le cadre de la tenue d’expositions sur le territoire de l’entité de Comines-Warneton. Chaque demande de prêt doit faire l’objet d’une demande motivée au Collège échevinal. En cas d’accord, une liste des documents sollicités sera dressée et signée par un représentant de l’A.S.B.L. et par l’Archiviste communal. Les documents ne sont prêtés que pour la durée de l’exposition et doivent être manipulés avec soin et exposés de façon sécurisée pour éviter tout risque de dégradation ou de vol par les visiteurs.
11° – En cas de publication des résultats d’une recherche ou d’exposition de documents au public, les Archives communales doivent être mentionnées comme source. Le respect du droit à la vie privée est pris en compte lors de la publication d’informations ou de l’exposition de documents concernant des individus identifiables. ».
Art. 2. – De charger le Collège des Bourgmestre et Échevins de l’exécution de la présente délibération.
Art. 3. – La présente décision sera communiquée en 3 exemplaires, à Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut.
Références et motivations (14 paragraphes)
LE CONSEIL COMMUNAL, siégeant en séance publique ;
Vu les dispositions du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment l'article L 1123-28 stipulant que « le Collège veille à la garde des archives et des titres ; il en dresse les inventaires en double expédition ainsi que les chartes et autres documents anciens de la Commune, et empêche qu'aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt » ;
Vu les dispositions de la Nouvelle Loi Communale ;
Vu la Loi du 12.11.1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes ;
Vu la Loi du 06.05.2009 modifiant la Loi du 24.06.1955 relative aux archives ;
Vu l'Arrêté royal du 18.08.2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la Loi du 24.06.1955 relative aux archives ;
Vu l'Arrêté royal du 05.01.2014 modifiant l'Arrêté royal du 16.07.1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la Population et dans le registre des Étrangers ;
Vu l'Arrêté royal du 17.03.2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'État civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'État ;
Attendu que la Ville se doit de veiller à la gestion et à la conservation de ses archives, produites et reçues dans le cadre de ses activités et fonctions ou pour maintenir ses droits et obligations, et d'en permettre la consultation en accord avec la réglementation en cours ;
Attendu qu'il s'indique de fixer des règles pour assurer la bonne gestion, la consultation et le prêt de ces documents en tenant compte des expériences passées ;
Vu sa décision du 19.12.2022 (32ème objet) adoptant un règlement sur les archives communales ;
Attendu qu'il devient fréquent que l'A.S.B.L. Société d'Histoire de Comines-Warneton et de la Région sollicite le prêt de documents d'archives dans le cadre de la tenue d'expositions sur l'histoire locale ;
Attendu qu’il convient de modifier le règlement susmentionné afin d’autoriser ce prêt en bonne et due forme ;
Sur proposition du Collège des Bourgmestre et Échevins ;