Budget participatif. Règlement de fonctionnement. Approbation. Mise en place d'un comité de sélection. Composition. Désignation de 5 membres effectifs et de 5 membres suppléants du Conseil Communal. Lancement d'un appel à candidatures pour représentation des quartiers de l'entité. Décision.

Décision

DÉCIDE, à l’unanimité :

Article 1. – D’arrêter comme suit le règlement relatif au budget participatif :

« 1 - Le principe

Le budget participatif est un dispositif initié par la commune de Comines-Warneton qui permet aux habitants, groupements d’habitants et associations domiciliés sur le territoire de Comines-Warneton de s’impliquer activement et directement dans la vie de la commune. Ils peuvent proposer l’affectation d’une partie du budget communal annuel extraordinaire alloué à cet effet à un (des) projet(s) citoyen(s) d’intérêt général.

Grâce aux formulaires mis à disposition, les habitants peuvent envoyer leur idée de projet OU soumettre leur candidature pour faire partie du comité qui sélectionnera les projets. Il n’est donc pas possible pour un habitant de participer à l’introduction d’un projet et, simultanément, d’introduire sa candidature pour le Comité de sélection.

2 - Les objectifs

Au-delà de l’implication directe du citoyen dans le choix de l’affectation d’une partie du budget communal alloué à cet effet, ce dispositif vise également à :

- participer à l’amélioration du cadre de vie des habitants de Comines-Warneton ;

- réinventer la pédagogie de l’action publique ;

- rapprocher les habitants de leurs institutions locales ;

- renforcer la participation citoyenne ;

- responsabiliser les citoyens ;

- poursuivre un intérêt général ;

- inciter à la mise en place de projets originaux émanant directement des citoyens.

3 - Le public visé

Toute personne ayant atteint l’âge de 18 ans minimum au moment du dépôt du projet et domiciliée à Comines-Warneton, et les associations établies à Comines-Warneton peuvent proposer un projet.

Lorsqu’une association ou un groupement d’habitants dépose un projet, il doit désigner un référent qui sera le porteur de projet. Le porteur de projet (ou son remplaçant) sera en mesure de répondre aux questions de l’Administration Communale et viendra présenter le projet lors de la Commission de sélection.

Chaque habitant, groupement d’habitants ou association ne peut introduire qu’un seul projet par année civile.

Sont exclus du présent appel à projets : la Bourgmestre, les Échevins, les Conseillers Communaux, les Conseillers de l’Action Sociale, les titulaires d’un mandat électoral provincial, régional, fédéral ou européen, tous les services publics et parapublics.

4 - Le territoire

Le budget participatif porte sur le territoire de la commune de Comines-Warneton, sur le domaine public propre de la commune. La réalisation concrète des idées proposées se situera donc exclusivement dans ce périmètre géographique.

5 - Le montant du budget

Le montant annuel du budget communal alloué au « budget participatif » est arrêté par le Conseil Communal, lors de l’approbation du budget extraordinaire.

Les projets proposés atteindront une estimation égale ou inférieure à ce budget alloué, T.V.A. comprise.

Le montant du budget annuel alloué sera annoncé lors de chaque appel à projets.

6 - Les projets

Afin d’être jugés recevables, les projets proposés devront :

- relever des compétences communales :

- rencontrer l’intérêt général ;

- être accessibles à tous ;

- respecter la localisation prévue à l’article 4 et apporter une plus-value au territoire ;

- correspondre à une dépense d’investissement (pas de dépenses de fonctionnement ou d’indemnités) – le projet doit être pérenne ;

- avoir un caractère durable (entretien) et être respectueux de l’environnement ;

- être suffisamment précis pour pouvoir faire l’objet d’une étude de faisabilité. Les projets proposés ne doivent donc pas être une simple suggestion ou idée ; si besoin, le porteur de projet sera contacté pour préciser le lieu, le budget estimé, les équipements imaginés ainsi que toute autre information nécessaire pour évaluer juridiquement, techniquement et financièrement l’idée soumise ;

- avoir un coût inférieur ou égal à l’enveloppe mise à disposition par la Ville pour le budget participatif comme défini à l’article 5.

- être compatibles avec les réalisations existantes ou en cours sur le territoire communal ;

- être réalisables dans un délai maximum d’un an ;

- ne pas générer de bénéfice pour le porteur de projet ;

- ne pas comporter des éléments de nature discriminatoire et/ou diffamatoire ;

- ne pas générer de frais de fonctionnement nouveaux à charge de la Ville supérieurs à 10% par an du montant total de l’investissement nécessaire à sa réalisation.

7 - La communication

Afin de faire connaître le dispositif et d’inviter l’ensemble de la population à y participer, la Ville lancera une pré-information auprès de la population en publiant un communiqué de presse et en relayant l’avis sur son site Internet et sur les réseaux sociaux.

Dans un second temps, il sera donné accès aux informations permettant d’introduire officiellement le projet : règlement et formulaire. L’accès à ces informations sera également publié par le biais d’un communiqué de presse, du site web communal et des réseaux sociaux.

8 - Le dépôt des projets

Chaque proposition devra respecter un formalisme minimal de manière à faciliter le travail d'expertise. Ces propositions seront présentées au moyen d'un formulaire unique dans lequel il sera indispensable de préciser le projet, de le localiser et, si possible, de l'estimer financièrement de manière adéquate.

Le formulaire de participation (annexe 1) sera accessible sur le site internet de la commune et à l'accueil de l'Administration Communale.

Suivant l'approbation du présent règlement et du lancement de l'appel par la Ville, le dispositif sera officiellement accessible sur la page spécifique « Budget participatif » créée sur le site Internet de la commune. Les habitants et associations visés à l'article 3 disposeront alors d'une période de 30 jours pour déposer leur proposition en complétant le formulaire de participation.

Les dates-butoirs seront arrêtées par le Collège Échevinal et publiées par ce dernier sur le site internet de la Ville.

Le formulaire de participation dûment complété pourra être introduit au choix :

par voie électronique :

- soit via le site Internet de la Commune ;

- soit par courriel à [adresse électronique masquée];

par « dépôt papier » :

- soit directement l'Accueil de l'Administration Communale (Hôtel de Ville de Comines) ;

- soit adressé par voie postale à Madame la Bourgmestre (Place Sainte-Anne, 21 – 7780 Comines).

Un accusé de réception sera transmis par voie électronique ou par courrier, selon le format du dépôt.

9 – Première phase de sélection - Étude de faisabilité

Les services communaux vérifieront la complétude des dossiers, la faisabilité des projets et leur estimation budgétaire. Les porteurs de projet pourront être sollicités afin de détailler certains éléments posant question. Des modifications concertées pourront, le cas échéant, être décidées afin de faciliter l'éventuelle mise en œuvre des projets pour autant que le projet soit retenu.

À l'issue de l'analyse de recevabilité réalisée par les services communaux, le Collège Échevinal arrêtera la liste des projets recevables et irrecevables, au regard du présent règlement.

Si un projet ne respecte pas le règlement, le porteur de projet sera informé officiellement des causes d'irrecevabilité par l'Administration Communale.

10 – Le Comité de sélection

Un Comité de sélection sera institué et composé de membres effectifs et d'observateurs dans le cadre du budget participatif. Ils participeront à la sélection définitive des projets.

Les membres effectifs :

- 5 membres effectifs et 5 membres suppléant du Conseil Communal, à raison d'une représentation par parti politique ;

- 14 membres maximum (et leurs suppléants) issus de la population de Comines-Warneton (2 habitants par ancienne commune/village : Comines, Ten-Brielen, Houthem, Bas-Warneton, Warneton, Ploegsteert et Le Bizet).

Les cinq Conseillers Communaux, membres du Comité de sélection, et leur suppléant respectif, seront désignés par le Conseil Communal.

Les membres issus de la population seront désignés par tirage au sort parmi les candidatures déclarées recevables, au regard des conditions précisées dans le présent règlement.

Tous les membres sont désignés pour une année, c'est-à-dire pour la durée d'un jury de sélection. Un appel sera lancé chaque année par le Collège Échevinal pour le renouvellement des membres du Comité de sélection.

Chaque habitant de 18 ans et plus, qui souhaite participer au Comité de sélection, est invité à compléter le formulaire (annexe 2) qui sera accessible sur le site internet de la commune et à l'Accueil de l'Administration Communale (Hôtel de Ville de Comines).

Suivant l'approbation du présent règlement par le Conseil Communal, le formulaire de candidature pour le Comité de sélection sera officiellement accessible sur la page spécifique « Budget participatif » créée sur le site Internet de la commune. Les habitants qui souhaitent déposer leur candidature disposeront alors d'une période de 15 jours pour remettre le formulaire (annexe 2) dûment complété et signé.

Le formulaire de candidature pour le Comité de sélection pourra être introduit par les mêmes voies que celles précisées à l'article 8.

Un accusé de réception sera transmis à chaque candidat par voie électronique ou par courrier, selon le format du dépôt de la candidature.

Le tirage au sort se déroulera au cours d'une séance publique et désignera 2 représentants effectifs et 2 représentants suppléants (en cas d'absence ou de renoncement des candidats sélectionnés) par ancienne commune/village.

En cas d'absence ou de nombre insuffisant de candidatures pour l'une des anciennes communes, un nouvel appel à candidatures, avec brefs délais, pourrait être lancé.

Les candidats sélectionnés et les suppléants seront personnellement avertis par voie électronique ou par courrier des résultats du tirage au sort et seront convoqués pour la Commission de sélection.

Les membres observateurs ne disposent pas de voix délibérative et sont composés du Directeur Général (ou son représentant), du Directeur Financier (ou son représentant) et d'agents de l'Administration Communale capables d'apporter un éclairage quant à la faisabilité et la mise en œuvre des projets proposés.

11 – Deuxième phase de sélection – La Commission de sélection et la validation des projets

Le Comité de sélection se réunit lors de la Commission de sélection. Celle-ci sera convoquée par courrier d'invitation pour une réunion - ou plusieurs, selon le nombre de projets éligibles - en vue de l'analyse des projets préalablement jugés recevables par le Collège Échevinal.

Chaque porteur de projet pourra être invité à présenter son idée, dans le cas où elle répond aux critères du présent règlement, à l'occasion d'une réunion de la Commission de sélection.

Seuls les membres présents ont un droit de vote. Dans la mesure du possible, un membre absent sera représenté par un suppléant, selon l'ordre de désignation. Un membre absent ne peut donner procuration à un autre membre de la Commission.

A l'issue de la présentation de l'ensemble des projets, chaque membre présent attribuera une cotation à chacun des projets, en ordre décroissant (le projet présentant le moins d'intérêt selon lui obtiendra la cotation de 1, le suivant 2, jusqu'au projet favori qui remportera la cotation maximale possible, correspondant au nombre total de projets). Le classement final s'établira sur base de la comptabilisation des cotations.

En cas d'égalité d'un ou plusieurs projets, le Comité de sélection devra délibérer valablement pour établir une liste ordonnée. Les décisions doivent être votées à la majorité simple (la moitié des voix + 1). Si aucun accord ne peut être trouvé, le Collège Échevinal tranchera.

La liste ordonnée finale des projets, commençant par le projet ayant obtenu les plus de points et se terminant par le projet ayant récolté le moins de points, sera proposée au Collège Échevinal.

Le Collège Échevinal arrêtera la liste des projets lauréats, en suivant l'ordre de préférence établi en Commission de sélection, jusqu'à épuisement des crédits disponibles repris à l'article 5 du présent règlement.

A l’issue de l’approbation par le Collège Échevinal, la Ville annoncera publiquement les résultats de l’appel à projets.

12 - La mise en œuvre des projets

La commune est et reste maître d’ouvrage des réalisations.

Selon le type de projet, un agent communal référent sera désigné pour le suivi administratif et budgétaire et la mise en œuvre.

13 – L’évaluation du processus

Le règlement et le processus du budget participatif seront évalués annuellement par l’ensemble des membres du Comité de sélection qui pourront proposer des pistes d’amélioration en vue d’amendements présentés au Conseil Communal.

14 – Propriété intellectuelle

En participant au projet, le porteur de projet accepte que la Ville de Comines-Warneton puisse transmettre, diffuser, exposer et/ou réutiliser les informations liées au projet, sur tout support, sans appel et sans dédommagement.

Sur le site même du projet, la Ville prendra en charge l’information éventuelle sur le projet réalisé et les moyens y afférés.

Toute communication sur le projet et sa mise en œuvre doit mentionner le soutien de la Ville de Comines-Warneton. A cet effet, et le cas échéant, le responsable du projet prendra contact préalablement avec le service Communication de la Ville. ».

Art. 2. – De désigner comme suit les représentants effectifs et suppléants du Conseil Communal au sein du Comité de sélection, comme précisé au point 10 dudit règlement :

Art. 3. – De lancer un appel à candidature pour désigner les représentants issus de la population au sein du Comité de sélection.

Art. 4. – De charger le Collège des Bourgmestre et Échevins de l’exécution de la présente délibération.

Art. 5. – De transmettre la présente délibération, en :

- 3 exemplaires, en simple expédition, à Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut, accompagnée du règlement et ses annexes ;

- aux membres du Conseil Communal désignés ;

- simple exemplaire, pour information, à Monsieur le Directeur Financier ;

- simple exemplaire, pour information, aux services Plan de Cohésion Sociale (P.C.S.), au service « Citoyenneté », à la Direction Générale et au service Comptabilité.

Références et motivations (16 paragraphes)

LE CONSEIL COMMUNAL, siégeant en séance publique ;

Vu les dispositions du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, en particulier l’article L 1122-30 ;

Vu les dispositions de la Nouvelle Loi Communale ;

Vu sa décision du 18.02.2019 (2ème objet) approuvant la Déclaration de Politique Communale 2018-2024 et plus particulièrement le point 8 relatif à la redynamisation des villages par le soutien aux clubs sportifs, l’aide au développement d’initiatives citoyennes, le développement de projets de vie commune avec le Plan Communal de Développement Rural, et l’encouragement à la création de marchés du terroir rassemblant des producteurs locaux dans l’esprit des circuits courts;

Vu sa décision du 16.09.2019 (10ème objet) approuvant le Programme Stratégique Transversal 2018-2024 et notamment les objectifs stratégiques et opérationnels suivants :

- O.S.13 : Être une commune qui préserve le tissu urbain et rural en veillant à la qualité des espaces publics

- O.O.13.1 : Embellir les espaces publics

- O.S.14 : Être une commune qui dynamise ses villages

- O.O.14.1 : Disposer d’un lieu d’accueil citoyen dans chaque village o O.O.14.2 : Stimuler l’activité et la participation citoyenne dans les villages :

Considérant que la participation citoyenne représente un enjeu communal ;

Considérant la volonté communale d'offrir aux citoyens la possibilité de s'exprimer et de prendre part au processus de décision pour la réalisation d'une partie du budget ;

Attendu qu'un crédit budgétaire au budget extraordinaire est dédié à la réalisation d'un budget participatif à hauteur de 50.000,00 € ;

Considérant que l'outil de budget participatif permet aux citoyens d'exprimer leurs besoins et priorités en proposant des projets ;

Considérant la nécessité d'arrêter les règles de fonctionnement de ce budget participatif ;

Vu le projet de règlement relatif au budget participatif et ses annexes proposés par Monsieur David KYRIAKIDIS, Conseil Communal ;

Attendu que ledit règlement, sauf modifications ultérieures approuvées par la présente assemblée, restera valable jusqu’à la fin de la législature, soit l’année 2024, et pour autant que les crédits nécessaires soient inscrits aux budgets ad hoc ;