Point 18

Archives communales. Règlement. 2nde modification. Approbation. Décision.

Décision

Source : projet de procès-verbal, page 26

Provisoire : en attente du procès-verbal. Ce point est établi d'après les documents de travail de la séance (ordre du jour, projet de procès-verbal) : son texte peut encore changer, et le vote n'y figure pas. Le procès-verbal est approuvé lors de la séance suivante du conseil communal ; ce point sera revu dès qu'il sera disponible. Les PV du site

Ce que disent les documents de séance texte d'origine, données personnelles masquées

Madame la Présidente propose au Conseil de modifier l’article 17, 4° et 5°, du règlement sur les Archives communales comme suit :

« 4° – Les actes considérés comme publics sont librement accessibles aux chercheurs et généalogistes, qui peuvent en demander extraits et/ou copies. L’obtention des actes non publics reste possible si la demande écrite transmise au Collège échevinal remplit les conditions fixées par la législation en vigueur et peut justifier d’un intérêt légitime. Tout extrait ou copie d’acte délivré à un demandeur portera la mention : « Délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques.

5° – Les registres de Population et des Étrangers sont librement consultables s’ils ont été clôturés il y a plus de 120 ans. Les registres clôturés il y a moins de 120 ans sont accessibles à condition de disposer du consentement de la personne concernée par la recherche, de l’époux survivant ou du cohabitant légal, ou de l’un des descendants au premier degré. S’il n’y a aucun descendant au premier degré, le Collège Échevinal prendra la décision (Arrêté royal du 16/07/1992 tel que modifié par l’Arrêté royal du 05/01/2014 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la Population et dans le registre des Étrangers). Les recherches d’héritiers doivent, de même, remplir les conditions fixées par la législation en vigueur. ».

Après en avoir délibéré, le Conseil décide, …, de prendre la résolution suivante :

Décision

DÉCIDE, … :

Article 1. - De modifier l’article 17, 4° et 5°, du règlement sur les Archives communales comme suit :

Art. 2. – De charger le Collège des Bourgmestre et Échevins de l’exécution de la présente délibération.

Art. 3. – La présente décision sera communiquée, en 3 exemplaires, à Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut.

Références et motivations (17 paragraphes)

LE CONSEIL COMMUNAL, siégeant en séance publique ;

Vu les dispositions du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment l’article L 1123-28 stipulant que « le Collège veille à la garde des archives et des titres ; il en dresse les inventaires en double expédition ainsi que les chartes et autres documents anciens de la Commune, et empêche qu’aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt » ;

Vu les dispositions de la Nouvelle Loi Communale ;

Vu les dispositions de la loi du 12.05.2024 modifiant la loi du 11.04.1994 relative à la publicité de l’administration et abrogeant la loi du 12.11.1997 relative à la publicité de l’administration dans les provinces et les communes, en particulier l’article 2, §1er, 4° ;

Vu la Loi du 06.05.2009 modifiant la Loi du 24.06.1955 relative aux archives ;

Vu l’Arrêté royal du 18.08.2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la Loi du 24.06.1955 relative aux archives ;

Vu l’Arrêté royal du 05.01.2014 modifiant l’Arrêté royal du 16.07.1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la Population et dans le registre des Étrangers ;

Vu l’Arrêté royal du 17.03.2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l’État civil et accordant l’accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l’État ;

Vu la Loi du 13.09.2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l’État civil ;

Vu l’Arrêté royal du 07.03.2024 modifiant l’Arrêté royal du 16.07.1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la Population et dans le registre des Étrangers concernant la recherche d’héritiers ;

Vu l’Arrêté royal du 11.11.2024 relatif à la détermination d’une liste limitative d’intérêts légitimes visée à l’article 29, § 1er/2, alinéa 1er, 3° et 4°, de l’ancien Code civil ainsi que la façon dont ces intérêts légitimes peuvent être prouvés ;

Attendu que la Ville se doit de veiller à la gestion et à la conservation de ses archives, produites et reçues dans le cadre de ses activités et fonctions ou pour maintenir ses droits et obligations, et d’en permettre la consultation en accord avec la réglementation en cours ;

Attendu qu’il s’indique de fixer des règles pour assurer la bonne gestion, la consultation et le prêt de ces documents en tenant compte des expériences passées ;

Vu sa décision du 19.12.2022 (32ème objet) adoptant un règlement sur les archives communales ;

Attendu que plusieurs modifications et précisions ont récemment été apportées à la réglementation encadrant la consultation et l’obtention des actes de l’État civil, ainsi que la consultation des registres de Population et des Étrangers ;

Attendu qu’il convient de coordonner le règlement susmentionné avec la nouvelle réglementation en vigueur ;

Sur proposition du Collège des Bourgmestre et Échevins ;