Point 21
Evènement « Beau Vélo de RAVeL » le 24 juin 2017. Convention de partenariat et cahier des charges. Approbation. Délégation. Décision.
- Décision
- Adopté
Vote
Unanimité des 23 membres présents
Les 23 membres qui ont voté
- Freddy BAELEN
- Vincent BATAILLE
- Chantal BERTOUILLE
- Jeannette CATTEAU-DUGARDIN
- Fabienne COPPIN
- Alain DEBRUYNE
- Stéphane DEJONGHE
- Marie-Eve DESBUQUOIT
- Eric DEVOS
- Patrick DOMICENT
- Frank EFESOTTI
- André GOBEYN
- Charlotte GRUSON
- Carine HEYTE-STAMPER
- Marion HOF
- David KYRIAKIDIS
- Alice LEEUWERCK
- Myriam LIPPINOIS
- Philippe MOUTON
- José RYCKEBOSCH
- Didier SOETE
- Chantal VANDENBROUCKE-VANRUYMBEKE
- Didier VANDESKELDE
Ce que dit le procès-verbal texte d'origine, données personnelles masquées
Madame la Présidente propose au Conseil d'approuver la convention de partenariat et le cahier spécial des charges pour l'évènement « Beau Vélo de RAVeL » du 24.06.2017 et de donner délégation à elle-même et à Monsieur le Directeur Général afin de signer ces documents au nom de la Ville.
Madame Alice LEEUWERCK, Conseillère Communale, déplore, dans la cadre de la commémoration des 100 ans de la bataille dite « de Messines », le manque d'ambitions de la Ville et son refus de mettre 25.000 € de participation à cette opération avec Messines et Heuvelland et souhaite connaître la justification de la différence entre les sommes engagées dans la présente opération et la course Gand-Wevelgem. Elle souhaite qu'un décompte précis de cette opération « Beau Vélo de RAVeL » soit effectué.
Monsieur Frank EFESOTTI, Conseiller Communal, attire l'attention des membres du Conseil sur la nécessité de bien protéger les infrastructures communales.
Monsieur Didier VANDESKELDE, Echevin ayant notamment les Finances dans ses attributions, précise que la course Gand-Wevelgem consistait en un passage à un endroit de l'entité et que l'opération « Beau Vélo de RAVeL », d'un coût global de 26.000 €, dure une journée complète et concerne l'ensemble de l'entité, avec implantation d'un village « Vivacité » et diverses activités et animations, ce qui justifie le montant plus important que celui engagé dans le cadre de la course cycliste Gand-Wevelgem. Il précise que seules 10 à 20 minutes sont prévues, et sur une petite partie de l'entité, dans le cadre des commémorations susvisées, ce que ne justifiait pas selon lui l'engagement de 25.000 €.
« Voilà un projet qui vise à faire connaître la ville au-delà de ses frontières au plus grand nombre, soit ! Quand, au contraire, il s'agit de faire connaître la région de Comines à ses propres habitants ou à ceux proches qui viennent nous visiter, ne pourrait-on avoir un esprit pratique ! Pourquoi ne pas profiter des vitrines aujourd'hui cachées par des photos de sujet et de thèmes lointains pour montrer toutes les richesses touristiques et naturelles de notre propre région ? C'est une question que vous auriez dû vous poser. ».
Madame la Présidente précise que les dispositions sont prises pour la protection des infrastructures publiques (via, notamment, des états des lieux avant et après utilisation), détaille ensuite le contenu du cahier des charges joint à la convention à adopter et précise que le projet « stickers » est de nature commerciale/économique et est porté par l'A.D.L., en concertation avec l'A.S.B.L. S.I.D.E.C., l'A.S.B.L. E.D.C. et le commerce lui-même, mais que des évolutions pourraient, à l'avenir, être envisagées.
Après en avoir délibéré, le Conseil prend, à l'unanimité, la résolution suivante :
Décision
Le procès-verbal renvoie à son annexe pour cette délibération : son texte est repris ici.
DECIDE, à l’unanimité :
Article 1. – D’approuver la convention de partenariat et le cahier des charges y relatif.
Art. 2. – De donner délégation à Madame la Bourgmestre f.f. et à Monsieur le Directeur Général – ou à leur remplaçant respectif – afin de signer la convention au nom de la Ville.
Art. 3. – D'approuver la prise en charge du montant de la participation forfaitaire de 18.150 € T.V.A.C..
Art. 4. – D'approuver le montant estimatif des dépenses annexes de l'opération, et des dépenses liées à l'organisation de la conférence de presse, soit un total de 8.437 €.
Art.5 – D'inscrire un crédit supplémentaire de 2.000 € au budget communal par voie de la modification budgétaire n°2.
Art. 6. – De transmettre la présente décision en :
* trois exemplaires à Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut ;
* un exemplaire au trésorier de la régie communale ordinaire A.D.L., ainsi qu'au personnel de l'A.D.L. ;
* un exemplaire aux services Finances et Comptabilité.
Références et motivations (24 paragraphes)
LE CONSEIL COMMUNAL, siégeant en séance publique,
Vu les dispositions du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;
Vu les dispositions de la Nouvelle Loi Communale ;
Attendu que la Ville de Comines-Warneton a l'opportunité d'ouvrir la saison 2017 du Beau vélo de RAVeL, que sa candidature a été reçue et acceptée par Monsieur Francis GOFFIN, Directeur Général des radios de la R.T.B.F. ;
Vu que l'évènement se déroulera le samedi 24 juin 2017 ;
Attendu que pour participer à cet évènement, la ville candidate doit s'engager à respecter une série de conditions et d'engagements d'ordres financier, technique et logistique, que ceux-ci sont repris dans le modèle-type de convention / cahier des charges de l'opération RAVeL, ainsi que dans son annexe ;
Attendu que, parmi ces engagements, la Ville, en sa qualité de co-contractant, doit, entre autre, s'engager à prendre en charge une participation financière forfaitaire de 18.150 € T.V.A.C. ;
Que ce montant couvre les frais liés à l'installation de l'ensemble de l'infrastructure du «Village VivaCité » (location, montage et transport des chapiteaux, de la scène « Artiste », des tentes et stands divers et du studio trailer) ainsi que les frais de lignes techniques nécessaires à la réalisation des émissions sur place ;
Qu'il couvre également la sonorisation des sites jusqu'au samedi 18h00, le gardiennage du village VivaCité la nuit du vendredi (19h00) au samedi (8h00), les frais d'assurance des infrastructures, ainsi que les logements et repas des différentes équipes de VivaCité ;
Attendu que, pour la bonne tenue de cette manifestation, une série de dépenses supplémentaires sont à prévoir, notamment pour l'installation des animations, des commodités, de la promotion de l'évènement et des poste de secours ; que l'ensemble de ces dépenses est estimée à 3.247 € ;
Attendu que, étant la première étape de la saison, la ville de Comines –Warneton se doit d'accueillir la conférence de presse nationale pour l'évènement « Beau vélo de RAVeL », qui se déroulera au Centre Culturel de Comines-Warneton le 31 mai 2017 ;
Qu’à cette occasion, la ville sera en charge de mettre à disposition la salle du théâtre du Centre Culturel, pour la présentation et le showcase, aux équipes de la R.T.B.F., d’organiser une balade à vélo d’une quinzaine de kilomètres, de prévoir un petit-déjeuner pour l’accueil des participants, et d’organiser une réception sous forme de walking dinner, en collaboration avec le Collège de la Lys, pour clôturer la conférence de presse ;
Attendu que pour couvrir les frais occasionnés, un budget estimatif est fixé à 5.190 € ;
Attendu que la Ville et la R.T.B.F. estiment recevoir au moins 200 personnes à la conférence de presse, regroupant la presse locale, mais surtout la presse nationale, les représentants et bourgmestres des autres villes participantes, le Ministre du Tourisme et de l’Agriculture, les différents partenaires ;
Vu la fréquentation lors de la précédente édition du « Beau Vélo de RAVeL » à Comines-Warneton en 2014, la Ville estime recevoir près de 2000 participants le 24 juin prochain ;
Attendu que les retombées touristiques de cet évènement sont considérables pour la Ville et ses infrastructures touristiques, notamment présentées dans le livre du Beau Vélo de RAVeL » qui sera distribué durant toute la saison 2017, soit de fin juin à mi-septembre, dans toutes les villes participantes (14 étapes), et dont une partie sera visible tout au long du parcours ;
Qu’il est rappelé que le jour J, l’évènement est relayé en direct à la radio Vivacité dès 9h jusque 18h ;
Que le départ est donnée en direct à La Une (chaine R.T.B.F.) lors du journal télévisé ;
Que le lendemain, une émission télévisé présentée sur La Une par Adrien Joveneau reprend les meilleurs moments de la balade, les sites touristiques et culturels, les produits du terroir, les bonnes adresses pour se restaurer et se loger ;
Attendu qu’un crédit budgétaire de 25.000 € figure au budget de l’exercice 2017, à l’article 56202/12348 du service ordinaire, budget adopté par la présente assemblée en sa séance du 19.12.2016 (9ème objet) et approuvé par arrêté du 11.04.2017 de Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut de références 050004/54010/TG90/2017/00154 ;
Attendu que, suivant l’estimation des couts, il convient d’inscrire un crédit supplémentaire de 2000 € au budget communal à l’ordinaire par voie de la modification budgétaire n°2 ;
Attendu que la délibération a une incidence financière supérieure à 22.000 €, et que conformément à l’article L 1124-40, § 1, 3° du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, l’avis de légalité du Directeur Financier a été sollicité en date du 22.05.2017 et remis en date du 22.05.2017;
Vu l’avis de légalité n°18/2017 sur la présente décision remis par le Directeur Financier, joint en annexe ;
Sur proposition du Collège des Bourgmestre et Echevins ;