Finances communales. Redevances communales. Règlement-redevance relatif à la délivrance de documents administratifs. Décision du Conseil Communal du 14.10.2025 (25ème objet). Modification. Décision.

Décision

DÉCIDE, à l'unanimité ;

Art. 1. - Il est établi, pour les exercices 2026 à 2031 inclus, une redevance sur la délivrance de documents administratifs.

Art. 2. - La redevance est fixée comme suit :

Art. 3. - Ces montants seront automatiquement adaptés à l’index des prix à la consommation suivant la formule suivante :

Taux du règlement x indice au 31/10 de l’exercice d’imposition N-1

Indice des prix au 31/10/2025

Les montants ainsi obtenus seront automatiquement arrondis à la dizaine de cent supérieure.

Art. 4. - Sont exonérés de la redevance :

a. les documents délivrés dans le cadre de la recherche d’un emploi ou de la présentation d’un examen relatif à la recherche d’un emploi ;

b. les documents délivrés à des personnes indigentes, l’indigence étant constatée par toute pièce probante ;

c. les documents relatifs à des manifestations religieuses ou politiques ;

d. les documents délivrés dans le cadre de la création d’une entreprise (installation comme travailleur indépendant à titre individuel ou sous forme de société) ;

e. les documents délivrés dans le cadre de la candidature à un logement dans une société agréée par la Société Wallonne du Logement (S.W.L.) ;

f. les documents délivrés dans le cadre de l’allocation déménagement et loyer (A.D.E.) ;

g. les autorisations d’inhumation ou de crémation (art L1232-17bis et L1232-22 du C.D.L.D.) et (art. 77 du Code Civil ;

h. les informations fournies aux notaires conformément aux articles 433 et 434 du Code des Impôts sur les Revenus (C.I.R. 1992) (renseignements de nature fiscale) ;

i. les documents délivrés pour l’accueil des enfants réfugiés pour raisons humanitaires ;

j. les documents délivrés pour les personnes visées aux articles 11 bis, §3, al. 3, 15, §1er, al. 5 et 21, §2, al. 2 du Code de la Nationalité belge (personnes n’ayant pas de nom ou de prénom) ;

k. les documents sollicités par les personnes de nationalité étrangère ayant formulé une demande d’acquisition de la nationalité belge et qui sont dénuées de prénom(s) lors de la demande d’adjonction de prénom(s).

Art. 5. – Selon l’article L 3321-3 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, la redevance et les frais d’envoi éventuels sont payables au comptant au moment de la demande, contre remise d’une preuve de paiement.

Art. 6. – A défaut de paiement de la redevance dans le délai prescrit, dans le cadre du recouvrement à l’amiable, un rappel par envoi simple sans frais sera envoyé au redevable. Ce dernier dispose d’un délai de 14 jours calendrier, prenant cours le 3ème jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé, pour effectuer le paiement. En cas de non-paiement au terme du délai précité, conformément à l’article L 1124-40 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation codifié, le débiteur sera mis en demeure par courrier recommandé. Les frais inhérents à cet envoi seront mis à charge du redevable. Ce montant sera ajouté au principal sur le document de rappel et sera également recouvré par la contrainte prévue à cet article. En cas d’inapplicabilité de l’article L 1124-40 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, le recouvrement s’effectuera devant les juridictions civiles compétentes.

Art. 7. – Pour le recouvrement des dossiers transmis aux huissiers, des frais de procédure seront cumulés au montant de la redevance due. L’établissement et le recouvrement de ces frais sont établis selon les prescrits du Code Judiciaire.

Art. 8. – Le redevable est en droit de contester une facture et d’en demander la rectification ou l’annulation. Dans ce cas, pour être recevable, sa réclamation doit être adressée par simple courrier dans un délai de 2 mois à compter de la date de facture, au Collège des Bourgmestre et Échevins, Place Sainte-Anne, 21 à 7780 Comines.

Le courrier de réclamation doit, a minima, contenir le numéro de la facture faisant l’objet de la contestation, ainsi que le motif de réclamation justifiant la demande de rectification ou d’annulation de la redevance.

Durant la procédure de traitement de la réclamation, à dater de sa réception jusqu’à la notification de la décision au redevable, le délai de paiement ou, si celui-ci est dépassé, la procédure de recouvrement telle qu’établie par l’article L 1124-40 du C.D.L.D., est suspendu(e).

La décision rendue par le Collège des Bourgmestre et Échevins sur la réclamation est, ensuite, notifiée par écrit au redevable.

En cas d’avis défavorable, dès le lendemain de la notification, la redevance contestée est, à nouveau, considérée comme certaine, liquide et exigible et le délai de paiement ou la procédure de recouvrement reprend.

Ce n’est qu’au stade de la contrainte non-fiscale que le redevable aura la possibilité de contester en justice la somme qui lui est réclamée.

Art. 9. – D’adapter sa délibération du 14.10.2025 (25ème objet) d’adopter une redevance relative à la délivrance de documents administratifs.

Art. 10. – La présente décision entrera en vigueur à dater des formalités de publication prévues aux articles 34 et 35 du décret du 28.03.2024 modifiant le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation en vue de simplifier le fonctionnement et l’organisation des organes communaux et provinciaux et du décret du 30.05.2025 (M.B. 12.06.2025) modifiant l’article 3 du décret du 05.09.2024 remplaçant les articles L 1133-1 et L 1133-2 du C.D.L.D. en vue de garantir la sécurité juridique de la publication des règlements et ordonnances des autorités communales.

Art. 11. – Le Collège des Bourgmestre et Échevins est chargé de l’exécution de la présente décision dans le respect de la législation relative au Règlement Général de Protection des Données (R.G.P.D.).

Art. 12. – Conformément à la législation relative à la protection des données (R.G.P.D.), le traitement des données à caractère personnel des redevables, nécessaire à la mise en œuvre du présent règlement, se fera selon les modalités suivantes :

- responsable de traitement : la Ville de Comines-Warneton ;

- finalité du traitement : établissement et recouvrement des redevances ainsi que le traitement des contestations ;

- catégorie de données : données d’identification des redevables ;

- durée de conservation des données : la Ville s’engage à conserver les données des redevables selon le tableau de tri de 2019 émis par les Archives Générales du Royaume pour les archives produites par les communes wallonnes avec un délai de 10 ans et à les supprimer par la suite ;

- méthode de collecte : les données des redevables seront collectées auprès du demandeur au moment de la demande et aussi selon les informations du Registre National ;

- communication des données : les données ne seront communiquées qu’au service Finances de la Ville, à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du code des impôts sur les revenus, ou à des sous-traitants du responsable de traitement.

Art. 13. – La présente décision sera soumise, en double exemplaire, à Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut, en vue de l’exercice de sa tutelle générale et communiquée, pour suites voulues, à Madame Céline MAES, Directrice Financière, ainsi qu’aux agents des services concernés.

Références et motivations (29 paragraphes)

LE CONSEIL COMMUNAL, siégeant en séance publique ;

Vu la Constitution, en particulier les articles 41, 162 et 173 ;

Vu les dispositions de la Nouvelle Loi Communale ;

Vu les dispositions du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment les articles L 1122-30, L 1122-31, L 1124-40, L 1133-1 et L 1133- 2 ;

Vu le décret du 30.05.2025 (M.B. 12.06.2025) modifiant l’article 3 du décret du 05.09.2024 remplaçant les articles L 1133-1 et L 1133-2 du C.D.L.D. en vue de garantir la sécurité juridique de la publication des règlements et ordonnances des autorités communales ;

Vu le décret du 18.05.2022 relatif à l’extension de la publicité active dans les pouvoirs locaux, en particulier les articles 2 et 3 ;

Vu le règlement général de la comptabilité communale (R.G.C.C.) ;

Vu le règlement (UE)2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27.04.2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données, ci-après « le R.G.P.D. » ;

Vu la loi du 03.12.2017 portant création de l’Autorité de protection des données, modifiée par la loi du 25.12.2023 ;

Vu la loi du 30.07.2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après « la L.T.D. ») ;

Vu la loi du 08.08.1983 organisant un Registre National des personnes physiques ;

Vu les dispositions de la loi du 04.05.2023 (M.B. 23-05-2023) portant insertion du livre XIX « Dettes du consommateur » dans le Code de droit économique ;

Vu la circulaire du 15.09.2025 de Monsieur François DESQUESNES, Ministre des Pouvoirs Locaux, relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région Wallonne, pour l’exercice 2026 – partie « Nomenclature des taxes communales » - délivrance de documents administratifs ;

Vu la circulaire ministérielle du 13.06.2022 relative à l’extrait du fichier central en vue de l’acquisition, l’adoption ou l’achat d’un animal conformément à l’article D.144 du Livre 1er du Code de l’Environnement et à l’article 46 du Code Wallon du Bien-être Animal (version 2022/01) ;

Vu le courrier provenant du Service Public Fédéral Intérieur – Direction Générale Identité et Affaires citoyennes, daté du 07.12.2023, informant de la modernisation des documents de séjour pour les étrangers de moins de 12 ans par l’implémentation des documents de séjour électroniques pour les étrangers de moins de 12 ans ;

Considérant que l’objectif poursuivi par la redevance est de voir la Ville rétribuée pour des services sollicités par le citoyen ;

Vu sa délibération du 14.10.2025 (25ème objet) d’adopter une redevance relative à la délivrance de documents administratifs ;

Vu la proposition faite par le service population/état-civil relative à la décision du 14.10.2025 (25ème objet) par laquelle, il est signalé qu’il est nécessaire de tarifer les heures prester pour effectuer les recherches généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques ;

Attendu qu’il est signalé par le service que ces recherches génèrent une charge de travail supplémentaire pour l’agent en charge ;

Attendu dès lors qu'il s'indique pour la présente assemblée d'adapter sa décision du 14.10.2025 (25ème objet) à l'exécution de laquelle, Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut ne s'est pas opposé par son courrier daté du 27.11.2025 de référence 2025/012336 ;

Attendu qu'il s'indique pour la présente assemblée de voter, pour les exercices 2026 à 2031 inclus, les taxes et redevances ;

Attendu que les taux du présent règlement seront indexés annuellement au 1er janvier de chaque année à compter du 01.01.2026 ;

Attendu que l'indexation sera calculée sur base de l'indice des prix à la consommation selon le rapport entre l'indice du mois de novembre précédent la mise en application de l'indexation des taux et l'indice du mois de novembre précédent ;

Vu le procès-verbal de la Commission Communale des Finances du 14.04.2026 ;

Attendu que les crédits budgétaires relatifs à cette redevance seront prévus aux budgets ad hoc à l'article 040/361-04 au service ordinaire ;

Attendu que la délibération a une incidence financière supérieure à 30.000 €, et que conformément à l'article L 1124-40 §1,3° du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, l'avis de légalité de la Directrice Financière a été sollicité ;

Vu la communication du projet de règlement à la Directrice Financière en date du 30.03.2026 ;

Vu l'avis de légalité n°11-2026 rendu en date du 30.03.2026, joint au dossier administratif, par lequel Madame Céline MAES, Directrice Financière, a remis un avis favorable sur le projet de délibération présenté ;

Sur proposition du Collège des Bourgmestre et Échevins ;