Programme Communal de Développement Rural (P.C.D.R.). Maison de village de Ten-Brielen. Règlement d'occupation. Approbation. Décision.

Décision

DÉCIDE, à l'unanimité :

Article 1. – D'approuver le règlement d'occupation de la maison de village de Comines Ten-Brielen, rédigé comme suit :

« Maison de village de Ten-Brielen

Règlement d’occupation

Article 1. OBJET.

§1. La maison de village de Ten-Briele, est propriété de l’Administration Communale de Comines-Warneton. A ce titre, c’est le Collège Echevinal qui accorde les mises à disposition des différents locaux de la maison de village après avis consultatif du comité des riverains constitué à cet effet.

La maison de village se compose :

- d’une grande salle au rez-de-chaussée ;

- d’une salle de 17 m² au 1er étage ;

- d’une salle de 17 m² au 1er étage ;

- d’une salle de 27 m² au 1er étage.

§2. Toute demande de mise à disposition des locaux de la maison de village sera transmise par mail au représentant désigné du comité des riverains, pour avis consultatif.

Le représentant du comité des riverains transmettra, dans les 5 jours ou sans délai en cas d’urgence, à l’Administration Communale, l’avis du comité sur la demande de mise à disposition.

Article 2. MODALITES DE RESERVATION.

§1. Les demandes de mises à disposition seront traités par ordre d’arrivée à l’Administration Communale, qui après consultation du Comité des riverains, informera le demandeur de la décision du Collège Echevinal.

Il convient de distinguer les activités à finalité collectives ou d’intérêt général, organisées par des clubs, associations, groupements, … des activités « de type privé » ou à but lucratif :

- l’occupation des locaux à finalité collective est gratuite; cependant, le dépôt d’une caution de 150 € annuelle sera demandé à l’association, club, groupement ;

- l’occupation des locaux dans un but lucratif ou privé est autorisée de 9h00 à 18h00. Le coût des locations est fixé comme suit :

- 250 €/jour pour la grande salle et 250 € de caution ;

- 50 €/jour ou 10 €/heure pour les petites salles et 75 € de caution ;

- un forfait peut être demandé pour l’occupation de l’ensemble du bâtiment.

§2. Les demandes de réservation doivent stipuler le local, la nature de l’activité projetée, le nom et les coordonnées complètes du responsable du groupe ainsi que le nombre de participants escomptés. Les demandes devront être introduites à l’Administration Communale au minimum 3 semaines avant la date de l’activité envisagée.

§3. Les activités régulières font l’objet d’une inscription au début de chaque année scolaire (15 septembre) auprès de l’Administration Communale qui établit le calendrier des activités et des occupations régulières des divers locaux.

§4. Les demandes d’occupations occasionnelles devront s’intercaler entre les activités récurrentes ou déjà programmées qui restent prioritaires sur les demandes ponctuelles.

Article 3. MODALITES D’OCCUPATION ET LIBERATION DES LOCAUX.

§ 1. La réservation de la salle sera enregistrée effectivement dès que l’Administration Communale disposera de la preuve de versement de la participation aux frais ainsi que de la caution. Toutes les rentrées financières seront versées sur le compte de la Ville de Comines-Warneton.

§2. Pour les activités occasionnelles, un rendez-vous sera fixé entre le responsable du groupe et un représentant de l’Administration Communale en vue d’établir un état des lieux du local ou des locaux demandé(s). Cet état des lieux est obligatoire avant et après chaque occupation ponctuelle.

§ 3. Le responsable de l’activité peut prendre possession des clés auprès d’un agent désigné par l’Administration Communale le jour de la réalisation de l’état des lieux d’entrée, de même les clés lui seront remises, le jour de la réalisation de l’état des lieux de sortie.

La personne désignée à cet effet par l’Administration Communale remettra au responsable du groupe un exemplaire de la convention d’occupation ainsi que le règlement destiné aux usagers de la Maison de village.

§ 4. L’occupation des locaux dans un but lucratif ou pour des activités de type privé est autorisée de 9h00 à 18h00.

Pour les activités récurrentes, le responsable de l’activité est tenu de vérifier que le local ou les locaux qu’il occupe présente tout l’équipement prévu. Un listing du matériel disponible est affiché sur la porte du local ainsi qu’un calendrier d’occupation des locaux. Si l’équipement du local est incomplet ou détérioré, le responsable de l’activité est tenu d’en informer l’Administration Communale au plus vite. Si cela n’était pas fait, il pourrait être tenu pour responsable des manquements ou des dégradations constatés

L’organisateur de l’activité est responsable du local ou des locaux qu’il occupe dans le bâtiment durant le temps où il a les clés en sa possession. Il est tenu de fermer à clé le local ou les locaux qu’il occupe, lorsqu’il n’est pas présent dans la Maison de village. Il est tenu de veiller à ce que les issues de secours soient déverrouillées et libres de passage lors des acticités.

Rien ne pourra être fixé aux murs ou aux plafonds, des panneaux adaptés sont prévus à cet effet, dans le hall d’entrée et dans les différents locaux.

Des contrôles pourront être effectués par les agents désignés par l’Administration Communale. En cas de constatation de non-respect des clauses du présent règlement, l’organisateur sera tenu se mettre en ordre immédiatement.

Le nettoyage du local ou des locaux est effectué par les utilisateurs qui veilleront à la propreté non seulement des locaux loués mais aussi des espaces communs (accès, toilette, terrasse,…). Le nettoyage devra être effectué avant l’heure fixée pour la remise des clés. Si le nettoyage n’est pas correctement effectué, 75 € seront retenus sur le montant de la caution.

Les utilisateurs veilleront à ce que les robinets soient fermés, les lumières éteintes, les portes et fenêtres fermées,…

Article 4. TRANQUILLITE PUBLIQUE ET PROPRETE PUBLIQUE

Les utilisateurs s’engagent à assurer le bon déroulement des activités

Le responsable du groupe veille à ce que les participants ne troublent pas le voisinage ou les activités se déroulent en même temps dans les autres locaux.

Le responsable de l’activité est également tenu d’évacuer les déchets produits par son activité.

Article 5. ASSURANCES ET RESPONSABILITE

Tout utilisateur des locaux reste responsable vis-à-vis des tiers et de n’importe quelle autorité ou administration.

L’Administration Communale décline toute responsabilité en cas de vol, de perte ou de détérioration d’objets personnels ou de matériel appartenant à des groupements ou des personnes fréquentant les installations.

Article 6. MODALITES DE RESILATION ET CONTENTIEUX

Tout utilisateur est sensé avoir pris connaissance du présent règlement et en avoir accepté toutes les clauses.

Le règlement fait office de contrat et ne peut être rompu par le locataire sans motivation dûment exposée à l’Administration Communale qui jugera et en avisera l’intéressé.

En cas de renom, celui-ci doit être donné au minimum 15 jours avant la tenue de l’activité. Si ce délai n’est pas respecté, la caution versée tiendra lieu de dédommagement.

Tous litiges, remarques, questions importantes seront soumis à l'Administration Communale qui proposera une solution. Si aucune solution amiable ne peut être trouvée, le cas sera porté devant les Tribunaux compétents de l'Arrondissement de Tournai. ».

Art. 2. – De transmettre la présente délibération en :

- 2 exemplaires à Madame Céline TELLIER, Ministre Wallon de l'Environnement, de la Nature, du Bien-Être animal et de la rénovation rurale ;

- 3 exemplaires à Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut, en simple expédition;

- 3 exemplaires à la Direction Générale de l'Agriculture – Direction de l'Espace rural – Service extérieur d'Ath.

Références et motivations (10 paragraphes)

LE CONSEIL COMMUNAL, siégeant en séance publique ;

Vu les dispositions du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, en particulier l'article L 1122-32 ;

Vu les dispositions de la Nouvelle Loi Communale ;

Vu le décret du 6 juin 1991 relatif au développement rural;

Vu l'arrêté de l'Exécutif régional wallon du 20 novembre 1991 portant exécution du décret du 06 juin 1991 relatif au développement rural ;

Vu l'Arrêté du Gouvernement Wallon du 3 juillet 2003 approuvant le Programme Communal de Développement Rural de la Ville de Comines-Warneton ;

Attendu que dans le cadre du Programme Communal de Développement Rural, la Ville a fait construire une maison de village à Comines Ten-Brielen, dorénavant opérationnelle ;

Vu la nécessité, afin de gérer les demandes d'occupation de manière cohérente et systématique, d'arrêter un règlement régissant les modalités d'occupation de cet espace ;

Sur proposition du Collège des Bourgmestre et Echevins ;

Vu l'urgence :